ทั้งชีวิตของมนุษย์คนหนึ่ง ผมมั่นใจเลยว่าทุกคนจะต้องเคยมีเมนูน้ำที่ชอบสั่งดื่มเป็นประจำ เพราะว่ามันอร่อยจนติดใจคุณ สาเหตุหนึ่งที่ชอบมาจากการที่ทุกครั้งที่คุณไปใช้บริการคุณอาจจะได้รับการบริการที่ดีจากคนขาย และรสชาติของน้ำก็อร่อยเหมือนเดิมทุกครั้งที่ซื้อ ไม่ว่าจะเป็นสาขาไหนก็ตาม การที่เขาสามารถควบคุมให้รสชาติของน้ำทุกสาขา รสชาติเดียวกันได้ สาเหตุเพราะธุรกิจนี้มี “SOP หรือ Standard Operating Procedure” นั่นเองครับ
SOP คืออะไร ?
SOP เป็นชื่อเรียกของคำเต็มที่ว่า Standard Operating Procedure โดย SOP คือชุดคำสั่งหรือแนวทางการทำงานที่ถูกกำหนดขึ้นให้เป็นมาตรฐานในกระบวนการต่าง ๆ ขององค์กร ทั้งงานกิจวัตร งานเพิ่มประสิทธิภาพ การควบคุมคุณภาพ ฯลฯ อย่างเป็นแบบแผน เป็นขั้นเป็นตอนเพื่อให้ทุกคนในองค์มีมาตรฐานการทำงานร่วมกัน โดยมักระบุว่า “ใคร” ต้องทำ “อะไร” “เมื่อไหร่” “อย่างไร”
แล้วถ้าเปลี่ยนมาพูดถึง SOP ในธุรกิจโรงแรม ส่วนมากโรงแรมขนาดใหญ่จะมี SOP วางไว้อยู่แล้วครับ ยิ่งถ้าเป็นโรงแรมที่มีสาขาหลายแห่ง หลายจังหวัดด้วยยิ่งต้องมีแน่นอน ส่วนโรงแรมขนาดเล็กบางที่ก็อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้ แต่ถ้ามี SOP แล้วดี มีประโยชน์ยังไง?
1.ความเป็นระเบียบและความสอดคล้อง : SOP ช่วยให้องค์กรมีความเป็นระเบียบและความสอดคล้องในการดำเนินงาน ทำให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจวิธีการทำงานอย่างชัดเจน และทำให้งานที่ปฏิบัติมีความเสถียรและคงที่
2.ความสอดคล้องกับมาตรฐานและการปฏิบัติที่ถูกต้อง : SOP ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ รวมถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามข้อกำหนดและเป็นไปตามการกำหนดมาตรฐานคุณภาพ
3.เพิ่มประสิทธิภาพและลดความผิดพลาด : SOP ช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดความผิดพลาดในการปฏิบัติงาน โดยเน้นการทำงานตามกระบวนการที่ถูกต้องและเชื่อมโยงกับข้อมูลที่ถูกต้อง
4.สื่อสารและความเข้าใจที่ดีกับทีมงาน : SOP ช่วยให้ทีมงานสื่อสารและเข้าใจวิธีการดำเนินงานที่เหมือนกัน ทำให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น และลดความสับสนในการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม
5.การสอนและการฝึกอบรม : SOP เป็นแนวทางในการสอนและฝึกอบรมให้กับพนักงานใหม่ เพื่อให้พวกเขาเข้าใจและปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง และสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เหมือนดังพนักงานคนเก่าที่เคยทำงานมานาน
6.การวิเคราะห์และการปรับปรุงกระบวนการ : SOP เป็นแหล่งข้อมูลที่มีค่าในการวิเคราะห์กระบวนการทำงาน เพื่อการปรับปรุงและการพัฒนากระบวนการให้ดียิ่งขึ้น โดยอ้างอิงจากข้อมูลและผลลัพธ์จากการปฏิบัติตาม SOP
เห็นมั้ยครับ หากการวางแผนระบบออกมาดีจากการที่มี SOP กำหนด ทุกอย่างไม่ว่าจะเป็นบริกการจากพนักงาน การตรวจรักษาบำรุงอาคาร หรืองานอื่น ๆ ภายในโรงแรมก็จะออกมาดีและมีประสิทธิภาพเหมือนกันทุกที่
สมมุติถ้าคุณชอบไปพักที่โรงแรม A เป็นประจำ แต่เมื่อคุณต้องออกเดินทางไปต่างจังหวัด (กรณีที่ไม่ใช่สถานที่ท่องเที่ยว) คุณก็อยากจะไปพักโรงแรมที่ห้องพักสะอาด ราคาน่ารัก และบริการดีเหมือนที่คุณเคยไปพักใช่มั้ยล่ะครับ แล้วจะไม่ดีกว่าหรอถ้าหากคุณเสิร์ชกูเกิ้ลแล้วพบว่าจังหวัดที่คุณไปทำธุระก็มีสาขาของโรงแรมที่คุณชอบไป
มันง่ายต่อการตัดสินใจเข้าพักกว่าเดิมมากเลยใช่มั้ยครับ เพราะเรารู้ว่าโรงแรมนั้นเป็นอย่างไรจากการที่เคยไปสาขาอื่นมาแล้ว นั่นแหละครับ ความจำเป็นของการที่โรงแรมจะต้องมี SOP คอยควบคุมคุณภาพเพื่อให้ทุกสาขาได้ประสิทธิภาพเสมอกัน
และต่อให้โรงแรมของคุณจะเป็นโรงแรมขนาดเล็ก ไม่ได้มีหลายสาขา แต่โรงแรมก็ยังต้องมี SOP ไว้ดีกว่านะครับ เพราะการที่ลูกค้ากลับไปพักซ้ำที่โรงแรมของคุณ นั่นก็แปลว่าเขาต้องการบริการที่ดี “เหมือนเดิม” หากไม่มี SOP แล้วคุณภาพตกก็คงไม่มีแขกคนไหนอยากกลับมาพักซ้ำหรอกครับ
ขอบคุณข้อมูลดี ๆ จาก : แหล่งที่มา