แขกหลายท่านที่เข้าพักโรงแรม อาจจะเคยสงสัยว่าทำไมโรงแรมจะต้องขอดูบัตรประชาชน ใบขับขี่ หรือพาสปอร์ตของแขกในการ Check In บางที่ถึงขนาดกับขอดูของทุกคนที่เข้าพักไม่ใช่แค่เพียงของผู้จองเท่านั้น เนื่องจากปัจจุบัน มีมิจฉาชีพรวมถึงพวกที่หลอกนำเอาบัตรไปเปิดบัญชีม้าเป็นจำนวนมาก ส่งผลให้ประชาชนมีความหวาดกลัว จึงคิดว่าการที่โรงแรมขอบัตรประชาชนเรานั้นเป็นการผิดพ.ร.บ.ข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)
เพราะแขกผู้เข้าพักหรือตาม พ.ร.บ.ข้อมูลส่วนบุคคล นิยามว่าเป็น "เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล" ก็มีสิทธิในการยอมรับ หรือ ปฏิเสธในการให้ข้อมูลส่วนบุคคลของตน กับ "ผู้ควบคุมข้อมูล" หรือในที่นี้คือ "โรงแรม" ได้เช่นกัน แต่รู้ไหมว่าความจริงนั้นการที่โรงแรมทำเช่นนั้นก็เพื่อประโยชน์ของผู้เข้าพักเองเช่นกัน ตาม 2 เหตุผลหลักดังนี้…
1. เพื่อให้ถูกต้องตามกฎหมาย
ตามพ.ร.บ.โรงแรม พ.ศ.2547 มาตรา 35 ระบุว่า แขกผู้เข้าพักต้องกรอกรายละเอียดใน "บัตรทะเบียนผู้เข้าพัก ร.ร.3" และมาตรา 36 โรงแรมต้องมีหน้าที่นำส่งข้อมูลผู้เข้าพักใน "ทะเบียนผู้เข้าพัก ร.ร.4" ให้กับหน่วยงานฝ่ายปกครอง และต้องเก็บไว้เป็นระยะเวลา 1 ปี ในสภาพที่ตรวจสอบได้ หากโรงแรมไม่ปฏิบัติตามกฎก็จะมีบทลงโทษทางปกครองคือถูกปรับและยึดใบอนุญาตขอเปิดโรงแรม
ซึ่งแน่นอนว่า "เมื่อแขกมีสิทธิไม่ให้ข้อมูลการเข้าพักโดยอ้าง พ.ร.บ.ข้อมูลส่วนบุคคล โรงแรมก็มีสิทธิปฏิเสธการเข้าพักเพื่อป้องกันการถูกบทลงโทษทางปกครองได้เช่นกัน
2. เพื่อความปลอดภัยของผู้เข้าพัก และพนักงานโรงแรม
ข้อนี้สำคัญมากและเป็นสิ่งที่ไม่อยากให้มองข้าม เพราะ"เหตุฉุกเฉิน" ไม่มีอะไรแจ้งล่วงหน้าและสามารถเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ หากเกิดอะไรไม่คาดคิด โรงแรมเองก็จะมีข้อมูลตรงนี้เพื่อช่วยเหลือ หรือดำเนินคดีตามกฎหมายได้ เพราะที่โรงแรมส่วนใหญ่พนักงานมีหลายคน หลายกะ จึงไม่สามารถที่จะสอบถามข้อมูลหรือจำรายละเอียดของลูกค้าทุกท่านได้ จะให้นั่งไล่ดูกล้องวงจรปิด cctv ก็จะเสียเวลาเกินไป ทั้งนี้ก็เพื่อปกป้องทั้งชีวิตและทรัพย์สินของแขก และพนักงานโรงแรมเองเช่นกันครับ